Hệ thống đất đai đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển kinh tế – xã hội của mỗi quốc gia. Việc quản lý hiệu quả tài nguyên quý giá này đòi hỏi sự hỗ trợ của một công cụ thiết yếu: hồ sơ địa chính. Vậy hồ sơ địa chính là gì? Đóng vai trò gì trong công tác quản lý đất đai? Khi nào cần chỉnh lý hồ sơ địa chính? Tất cả sẽ được Ngô Gia Holdings giải đáp trong bài viết này!
Hồ sơ địa chính là gì?
Theo Điều 3, khoản 1 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, hồ sơ địa chính được định nghĩa là một bộ tài liệu chứa thông tin chi tiết về hiện trạng và tình hình pháp lý liên quan đến việc quản lý và sử dụng các thửa đất cùng tài sản gắn liền với đất. Bộ hồ sơ này nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai cũng như nhu cầu thông tin của các tổ chức và cá nhân liên quan.
Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính
Theo Điều 7 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính được quy định như sau:
– Hồ sơ địa chính là cơ sở xác định quyền lợi và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, cũng như quyền và nghĩa vụ của các cá nhân hoặc tổ chức được giao quản lý đất theo quy định của pháp luật về đất đai.
– Hồ sơ địa chính dưới dạng giấy hay dạng số đều có giá trị pháp lý tương đương nhau.
– Nếu có sự không đồng nhất về thông tin giữa các tài liệu trong hồ sơ địa chính, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu giữa hồ sơ địa chính và hồ sơ đăng ký để xác định thông tin chính xác, từ đó chỉnh lý và thống nhất hồ sơ.
– Khi lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu và số liệu đo đạc đã sử dụng trước đây, giá trị pháp lý của thông tin được xác định như sau:
- Nếu đã cấp đổi Giấy chứng nhận dựa trên bản đồ địa chính mới, giá trị pháp lý của thông tin sẽ được xác định theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận.
- Nếu chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới, giá trị pháp lý được xác định như sau:
- Thông tin về người sử dụng đất và quyền sử dụng đất sẽ được dựa vào Giấy chứng nhận đã cấp; nếu Giấy chứng nhận không có thông tin cụ thể, thì sẽ căn cứ vào sổ địa chính và hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận.
- Các thông tin về đường ranh giới (hình thể, kích thước cạnh thửa, tọa độ đỉnh thửa) và diện tích thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới. Nếu có sự thay đổi về đường ranh giới thực tế so với thông tin trên Giấy chứng nhận đã cấp, thì giá trị pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất sẽ được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp.
Thành phần hồ sơ địa chính
Theo quy định tại Điều 4 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, thành phần hồ sơ địa chính được phân chia như sau:
– Đối với các địa phương đã xây dựng và vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được tổ chức dưới dạng số và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu đất đai, bao gồm các tài liệu:
- Tài liệu điều tra đo đạc địa chính, bao gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;
- Sổ địa chính;
- Bản sao Giấy chứng nhận.
– Đối với các địa phương chưa thiết lập cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính bao gồm:
- Tài liệu điều tra đo đạc địa chính, bao gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, và bản sao Giấy chứng nhận, có thể được lập dưới dạng giấy hoặc số (nếu có);
- Sổ địa chính, có thể được lập dưới dạng giấy hoặc số;
- Sổ theo dõi biến động đất đai, được lập dưới dạng giấy.
Khi nào phải tiến hành chỉnh lý hồ sơ địa chính?
Dựa theo Điều 25 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính cần được thực hiện theo các quy định cụ thể như sau:
TT | Trường hợp cập nhật, chỉnh lý | Tài liệu phải cập nhật, chỉnh lý | Căn cứ để cập nhật, chỉnh lý |
| 1 | Đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu | – Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; – Sổ địa chính | – Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai lần đầu đã được kiểm tra thẩm định ở các cấp; – Giấy chứng nhận đã cấp; – Hồ sơ giao đất, cho thuê đất; đấu giá quyền sử dụng đất. |
| 2 | Đăng ký đất đai được Nhà nước giao quản lý | – Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; – Sổ địa chính | – Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai lần đầu đã được kiểm tra thẩm định ở các cấp; – Hồ sơ giao đất để quản lý |
| 3 | Đăng ký biến động trừ trường hợp quy định tại các điểm 4, 5, 6 và 9 của bảng này | – Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; – Sổ địa chính | – Giấy chứng nhận đã cấp hoặc xác nhận thay đổi; – Hồ sơ thủ tục đăng ký biến động đã được kiểm tra đủ điều kiện quy định |
| 4 | Đăng ký cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất | Sổ địa chính | Hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại đã kiểm tra đủ điều kiện quy định |
| 5 | Xác lập hoặc thay đổi, chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề | Sổ địa chính | – Hồ sơ về việc xác lập hoặc thay đổi, chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề; – Giấy chứng nhận đã xác nhận việc xác lập hoặc thay đổi, chấm dứt quyền sử dụng hạn chế thửa đất liền kề |
| 6 | Đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất | Sổ địa chính | – Giấy chứng nhận đã xác nhận đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp; – Hồ sơ thủ tục đăng ký thế chấp, xóa đăng ký thế chấp, đăng ký thay đổi nội dung thế chấp đã kiểm tra đủ điều kiện quy định |
| 7 | Cấp lại, cấp đổi Giấy chứng nhận (trừ trường hợp quy định tại điểm 8 của bảng này) | Sổ địa chính | Giấy chứng nhận đã cấp lại; – Hồ sơ thủ tục đăng ký cấp lại Giấy chứng nhận bị mất đã kiểm tra đủ điều kiện quy định |
| 8 | Trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận do đo đạc lại, dồn điền đổi thửa | – Sổ địa chính; – Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai | – Giấy chứng nhận cấp đổi; – Hồ sơ thủ tục đăng ký cấp đổi Giấy chứng nhận bị mất đã kiểm tra đủ điều kiện quy định |
| 9 | Nhà nước thu hồi đất | – Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; – Sổ địa chính | – Giấy chứng nhận thu hồi hoặc đã chỉnh lý diện tích thu hồi; – Hồ sơ thu hồi đất |
| 10 | Đính chính nội dung Giấy chứng nhận | Sổ địa chính | – Giấy chứng nhận đã được đính chính; – Biên bản kiểm tra xác định nội dung sai sót trên Giấy chứng nhận đã cấp |
| 11 | Thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp (trừ trường hợp Nhà nước thu hồi đất) | – Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai; – Sổ địa chính | – Giấy chứng nhận đã cấp (nếu có); – Quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đã cấp, quyết định hủy Giấy chứng nhận đã cấp; – Hồ sơ thực hiện thủ tục thu hồi Giấy chứng nhận đã kiểm tra đủ điều kiện quy định |
| 12 | Thay đổi mục đích sử dụng đất hiện trạng mà chưa đăng ký biến động theo quy định | Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai | – Hồ sơ thanh tra, kiểm tra sử dụng đất hàng năm; – Tài liệu điều tra, kiểm kê đất đai đã được nghiệm thu công nhận |
| 13 | Thay đổi thông tin thửa đất do đo đạc lập bản đồ địa chính mà người sử dụng đất không cấp đổi Giấy chứng nhận | Sổ địa chính | Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai đã được kiểm tra nghiệm thu |
Trình tự và thời gian cập nhật, chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính
Theo Điều 26 của Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, quy trình cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính được thực hiện như sau:
(1) Đối với đăng ký đất đai và tài sản gắn liền với đất:
* Tại nơi đã có cơ sở dữ liệu địa chính:
- Cập nhật thông tin đăng ký và quét giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi hồ sơ hợp lệ được tiếp nhận.
- Chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc đo đạc địa chính thửa đất cùng sổ mục kê đất đai nếu cần.
- Cập nhật kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn thành việc kiểm tra theo thẩm quyền.
- Cập nhật thông tin về nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất sau khi nhận chứng từ hoặc văn bản của cơ quan thẩm quyền về nghĩa vụ tài chính.
- Quét và bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã cấp hoặc xác nhận thay đổi; nếu không cấp Giấy chứng nhận, nhập thông tin theo quy định.
- Kiểm tra, chỉnh lý, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý.
* Tại nơi chưa có cơ sở dữ liệu địa chính:
- Đối với lần đầu đăng ký hoặc biến động, cập nhật hồ sơ địa chính và sao Giấy chứng nhận để lưu trước khi trao.
- Nếu không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, cập nhật hồ sơ địa chính sau khi nhận ý kiến của cơ quan thẩm quyền.
- Nếu người sử dụng đất không có nhu cầu cấp Giấy chứng nhận, cập nhật hồ sơ địa chính sau khi kiểm tra hồ sơ xong.
(2) Đối với trường hợp thu hồi đất:
- Chỉnh lý bản đồ địa chính hoặc đo đạc địa chính thửa đất và sổ mục kê đất theo diện tích đất đã bàn giao.
- Xác nhận việc thu hồi vào Giấy chứng nhận và quét hoặc sao để lưu.
- Cập nhật, chỉnh lý sổ địa chính, kiểm tra thông tin, trích xuất và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý tại nơi đã xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính.
(3) Đối với trường hợp giao đất, cho thuê đất:
- Chỉnh lý bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai để phù hợp với hiện trạng bàn giao đất.
- Cập nhật thông tin từ hồ sơ giao đất, cho thuê đất hoặc đấu giá vào sổ địa chính.
- Quét hoặc sao và bổ sung thông tin vào hồ sơ địa chính về Giấy chứng nhận đã cấp.
- Kiểm tra cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập đối với nơi có cơ sở dữ liệu địa chính.
(4) Đối với cấp lại Giấy chứng nhận bị mất:
- Cập nhật thông tin về tình trạng mất Giấy chứng nhận vào sổ địa chính khi nhận đơn đề nghị cấp lại.
- Quét hoặc sao và bổ sung thông tin về quyết định hủy Giấy chứng nhận bị mất và cấp lại trước khi trao.
- Kiểm tra cập nhật thông tin, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã chỉnh lý tại nơi có cơ sở dữ liệu địa chính.
(5) Đối với cấp đổi hoặc đính chính Giấy chứng nhận:
*Tại nơi đã có cơ sở dữ liệu địa chính:
- Nhập thông tin đăng ký cấp đổi hoặc đính chính; quét Giấy chứng nhận đã cấp nếu chưa quét.
- Nhập kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi hoàn tất kiểm tra.
- Quét và bổ sung thông tin cấp đổi hoặc đính chính Giấy chứng nhận trước khi trao.
- Kiểm tra cập nhật, trích xuất vào sổ địa chính và ký duyệt trang sổ địa chính đã lập.
*Tại nơi chưa có cơ sở dữ liệu địa chính: Nhập thông tin đăng ký và kết quả kiểm tra hồ sơ sau khi cơ quan có thẩm quyền ký cấp đổi hoặc đính chính vào Giấy chứng nhận trước khi trao.
Lưu ý: Việc cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính phải hoàn tất trước khi trao Giấy chứng nhận cho người được cấp và không quá 3 ngày làm việc kể từ ngày ký hoặc xác nhận thay đổi. Đối với trường hợp thu hồi đất, thời gian hoàn thành là không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày bàn giao đất.
Hồ sơ địa chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý nhà nước về đất đai, bảo vệ quyền lợi của chủ sử dụng đất và thúc đẩy thị trường BĐS phát triển minh bạch, hiệu quả. Việc lập, cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính đầy đủ, chính xác theo quy định là trách nhiệm của mỗi cá nhân, tổ chức liên quan. Hy vọng bài viết Ngô Gia Holdings chia sẻ đã giúp bạn đọc hiểu rõ “Hồ sơ địa chính là gì? Khi nào phải tiến hành chỉnh lý hồ sơ địa chính?”. Thường xuyên truy cập website hoặc fanpage Ngô Gia Holdings để cập nhật thêm những tin tức, kiến thức liên quan đến bất động sản mới nhất nhé!
